文/明道创始人任向晖

看了下面这张图片,你大概就能够知道Niko-Niko日历是指什么了。它看起来就像一块看板,团队中的每个成员在每天工作结束后用一张脸部表情来记录当天的整体工作状态。绿色的笑脸就是“很好,不错”,黄色的“中脸”就是“一般般”,而红色的“苦脸”则是“很不爽,不怎么样”。坚持几天以后,一个团队的整体工作状态和起伏就一目了然了。

Niko-Niko 日历

之所以叫Niko-Niko,是因为日语中的Niko就是笑脸的意思。而这个日历方法也的确来自日本人的创造。但它不像日本的制造业管理规范,大多诞生在几十年前的制造企业,Niko-Niko日历是近十年由日本的新一代企业管理者发明的。

Niko-Niko日历有什么用?

乍一看,Niko-Niko像一个过家家的游戏,至多也就是一个局部的管理工具。但它背后蕴含着一个重要的管理假设。员工的整体健康和情绪状态对于工作产出是否重要?日本最早应用这个方法的行业并非制造业,而是软件行业。在这个行业中,软件工程师的产出状态很大程度取决于当天的健康状况和头脑清醒度。低质量的睡眠、连续的加班、过于复杂的需求逻辑、不够健壮的支持性模块、繁冗的流程都可能导致低质量的工作,从而会进一步引起情绪状态的低落。尽管走出办公室时大家都面容平静,但心里面是一副标准的哭丧脸。问题是,当这种事情发生的时候,团队要有一个办法觉察。

Niko-Niko日历提供了这样一个机会,让团队成员用一个特别简单的方法进行直接的表达,它甚至还有宣泄的作用。当团队成员连续出现了不正常的情绪记录,团队Leader自然会投入关注和反馈。而如果没有这么一个日常的表达工具,我们就很难让管理沟通随时发生,只能寄希望于团队成员每个人都愿意积极有效地沟通。

我们会发现哪些情绪模式?

如果你的团队有10个人,并且连续进行了一个月的情绪记录。你可能会发现几种不同的可能。

1)大多数人正常,个别人出现不正常的起伏;

2)大多数人都不正常;

3)每个人都有所不正常,但有明显的比例和周期;

4)所有人都很正常

前三种情况都是指大多数人能够坦诚地汇报自己的情绪记录。这时候,Team leader应该有办法来定位可能的问题所在,是个别人的正常波动?特定成员的持续心理和协作问题?任务内容和管理中有不合理的因素存在?有沟通上的不足或者误会存在?还是集体性的目标和计划含糊?最后一种原因几乎必然会导致第二种情况的发生。

第四种情况则比较特殊,如果每个人持续地都很正常(比如都是笑脸或者中脸),那么显然团队还没有能够坦诚开放地使用这个日历,而且每个人都参照别人的表达来决定自己的表达。这就像管理中征求大家的公开表达,结果没有人发言一样。

出现这种情况很正常,管理者应该有耐心去引导。首先,Leader可以带头开始表达自己的不正常情绪和状态,并且和成员交流背后的因素、也可以鼓励个别成员先来建立表达的意愿,一旦有人开始表达了不正常情绪,不用反应过度,更加不要因为有员工承认了不好的情绪状态而提出批评或者急于纠正。只有当以上1-3类情况的模型开始出现的时候,才去采取管理行动,而且有效的管理行动主要是通过沟通找到原委,而并非奖惩。另外,在开始约定使用Niko-Niko日历前别忘了和团队说明为什么要用这个方法,并且明确鼓励大家不要掩饰自己心理的真实表达。

情绪日历的表达虽然需要一些引导和鼓励,但它始终比正式的管理反馈要简洁得多,员工使用它来表达的阻力也要小得多。一旦能够开始坦诚的表达以后,就有机会将这种表达和沟通意愿传递到更多的沟通范围中去,成员开始习惯真诚的表达。这正是Niko-Niko日历的妙处之一。

Niko-Niko的改进

每个人对自我情绪的表达有一定的主观性,同样的压力状况,有的人表达为“中脸”,有的人表达为“苦脸”。所以,在实际应用中,建议使用四个层级的表情符 。当然你也可以请团队成员创作出更有团队特色的组合。有一个专门的软件Niko Calendar也用简单的颜色选择来表达。

Niko Calendar App

情绪日历背后的社会心理原理

我前面说过,这个工具的价值建立在一个管理假设:员工的心理健康度和情绪状态会直接影响工作成效。但开始使用这类管理工具后是不是能够改善绩效呢?

客观来说,一个成员准确表达了情绪状态并不能立即扭转它,但是这个过程会在团队和个体层面产生“觉察”带来的积极改变:

1)团队成员会更加了解彼此,包括管理者对下属状态的关注,队友之间的关心。少了这个“指示器”,我们对他人的期望都建立在自身的视角。无论是什么样的团队,都不可能依靠一般的观察来真正了解他人的状态,更何况,很多时候,我们连基本的观察也做不到。情绪日历可以建立“团队觉察”。

2)从个体层面,每个人将自己的情绪日历记录和公开后,对自身是一个重要的心理调整信号。我们都难以避免情绪和状态的波动,但大多数人都很难理性觉察这一点,只是在焦虑、困倦中感受到不适。我今天不舒服的时候并不会有理性的思考——“我只是遇到情绪的波动,需要我的主动调整。”。当我们有了记录和表达后,这个连续记录的过程会激活我们大脑的前额叶皮质,让分析、计划和组织能力介入到情绪调整中。简单说,当我们连续三五天低情绪时,图表会明确提示“该调整了”。这就是我说的“个人觉察”。

目前来说,如果你要实施Niko-Niko日历,最简单易行的方法就是找一块白板,按照上图的样式画好格子,然后准备一些表情符做成贴纸。这个白板可以挂在公司门口或者团队工作区域的附近。明道在延伸自己的产品到HR管理的过程中,也会在签到工具中直接整合这个工具,让有意愿的团队和公司都能够用更简便的方法(手机点一下)来实现电子化的Niko-Niko日历。可以关注我们的明道协作平台

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