新审批已经上线一段时间了,相较老OA新审批带来了更一体的交互体验,更强的功能特性。下面让小明从企业使用的角度来扒一扒您可能不知道的功能

  • 用户使用篇
    1. 草稿箱。如果您对发起的申请内容还未全部确认,或者需要等到日期之后才能发起申请,您可以提前将申请内容存储至草稿箱,下次便可从草稿箱直接发起审批
    2. 定时申请。在某些场景下面,经常存在需要在每周亦或每月发起固定的审批申请,比方说每月固定的报销费用、每月固定的付款申请等。对用户来说每周、每月的操作未免些许繁琐,在这样的场景下,我们系统提供了定时申请的功能。系统提供了每日、每周、每月、每年的重复时间纬度,系统会在设置时间的每天早上8点钟发起申请,大家不妨可以尝试下
    3. 批量处理申请。由于待处理列表包含了不同处理类型的表单,因此我们未在此处增加批量处理的操作项,不过您可以进入到“我审批的”、“我经办的”进行批量处理
    4. 加签。系统目前支持加签操作,您可在审批详情页的更多操作项里找到。目前我们的系统支持两种加签方式:后加签与前加签,即“通过申请后增加一位审批人”与“在我审批前增加一位审批人”。加签之后,审批流程里面可以看到加签的工作流程。注意:加签实际上您是参与了审批意见的
    5. 转审。在不少场景下,我们经常会遇到提交过来的申请不应由我来进行审批而应当由别的同事来进行审批,或者由于某些原因暂交由别人来代审。在这种场景下面,您可以将审批转审给合适的人进行审批。同样,转审之后审批流程里面可以看到转审的工作流程。注意:转审实际上您是不参与审批意见的,您只是将审批交给合适的人进行审批
    6. 转经办。经办往往是最后的执行,它比较适合经办人员由于出差等某些原因暂时不能执行处理,交由别人来经办的场景。同样转经办之后,审批流程里面可以看到转经办的工作流程
  • 表单配置篇
    1. 可以设置表单的使用范围。当您公司审批表单比较多的时候,同时某些表单只适用于某些部门,建议您修改表单的使用范围,表单默认为全公司可使用,同时系统支持将一个表单开放给多个部门使用
    2. 充分利用表单模板。在设计表单的时候,不同的表单往往有部分控件内容与布局是一致的,这个时候就可以利用表单模板的功能,将一致的部分设计为模板,当创建使用表单的时候可以继承此模板。系统默认提供了12个模板,比如请假单、费用报销、出差申请等,这些表单可以满足大部分企业审批表单的场景。当然,您也可以建立起自己的模板库,日后可以复用,另外表单也是可以反向保存为模板的。举例来说,当您要为几个部门配置几乎一样的费用报销单、请假单的时候,就可以将一样的部分配置为模板,以提升配置表单的效率。请注意:模板与使用此模板的表单是相互独立的,修改模板并不会影响使用的表单,修改使用的表单也并不会影响模板
    3. 支持多级数据的数据源。数据源适用于单选下拉菜单控件以及明细控件的下拉菜单,系统目前的数据源不仅仅支持一级数据,它也支持无限级,而且在审批详情里面会显示完整的路径。数据源一旦被表单使用之后,数据是相互联动的,也就是说数据源里面修改了,表单关联的数据源也会变化。另外,流程触发条件支持数据源,在表单统计里面支持按照数据源归组
  • 流程配置篇
    1. 流程几项重要设置
      • 允许拒绝后,修改并继续审批。它是指审批被否决后,申请人可以修改内容并继续从否决节点开始进行审批,不需要申请人再重新提交申请走全部的审批流程,修改申请的内容会记录在工作流程中
      • 允许审批人修改表单内容。它是指审批人员可以修改申请表单的内容,并且修改申请的内容会记录在工作流程中
      • 审批人去重。在某些场景下面,特别是审批流程里面包含了审批角色,审批流程的人员可能会重复。为了避免重复审批,你可以开启审批人去重,系统目前支持“只保留审批人在流程中的第一个”与“只保留审批人在流程中的最后一个”两种方式
      • 审批否决后,通知之前的审批人员。它是指审批被否决后,会明道系统消息提醒之前参与审批流程的人员
    2. 可以关闭自定义流程。在我们的系统里面,正常情况下用户发起申请之后是可以自己定义审批流程的。但在比较严格的一些公司流程里面,企业是不希望用户自己定义审批流程的,希望按照公司规定的流程来审批,比方说采购、报销、预算等这些跟费用相关的流程。如果您不希望用户可以自己定义审批流程的话,可以到表单配置里面将自定义流程关闭。请注意:表单默认是开启用户自定义流程的
    3. 充分利用公共流程。在我们接触的客户中,有不少客户的单个表单配置了许多流程,多的甚至达到上百个,而且不同表单的流程也有很大程度的重叠,这些流程往往是针对不同部门、不同条件分支的流程设置,这个对企业流程管理人员来说带来了诸多不便,因为没有人记得住上百个流程,一旦流程管理人员变动也很难交接管理。对于这种场景,建议您将重叠的流程抽取出来作为公共流程,特别是针对部门的流程,相对通用的流程。一旦流程需要调整,只需要到公共流程里面做一次调整即可,不用到每个表单里面再单独配置
    4. 审批角色。在不少场景下面需要用到审批角色的功能。如果没有审批角色审批流程则完全指向到人,如果公司有上百个流程,一旦人员发生变动,则很有可能需要调整上百个流程,为此系统提供了审批角色的功能。举例来说,你可以设置一个角色叫做“财务经理”,然后将不同部门的费用报销、付款申请的经办人员设置为“财务经理”,这样一旦人员发生变动只需要到审批角色里面调整下人员即可。另外,系统预制了两个角色“发起人的直属上司”与“上个审批人的直属上司”,您可以到“组织结构”应用去配置公司的组织架构。剧透下,系统日后将会支持部门负责人的角色,它可以带来更为灵活的流程设置
  • 控件篇
    1. 时间段控件。它特别适合请假单、出差申请等具有时间段属性的审批表单。系统目前持日期段与日期时间段两种类型。前者精确到年月日,后者则精确到年月日时分。此控件也支持时长的统计,前者按照天数统计时长,后者按照小时数统计时长。假如选择的是2月1号到2月2号,则时长为2天。假如选择的同一天的18:00到18:40,则时长为0.7个小时,它会按照比例换算为小时
    2. 公式控件。公式控件适用于那些具有换算内容需求的表单,它支持数值类、金额类控件的换算。系统预制了一些常用的换算公式,比方说求和、乘积等,但更为强大的是系统支持自定义公式,比如下图的系统预制“岗位薪资调整申请”的薪资调整幅度的自定义计算公式。另外,一个表单是可以拥有多个公式控件的,公式控件是可以引用表单里面别的公式控件进行计算的。公式控件也支持流程触发条件,确保不同的流程分支的运转,还是拿薪资幅度举例,比方说幅度在5%以下由直属上司审批执行,幅度在5%以上则可以加入更高决策层的审批执行
    3. 强大的明细控件
      • 与老OA最大的不同在于,新的明细控件没有列数的约束,您可以增加任意多列。传统的行列式布局会对页面或者打印纸张有宽度上的要求,为了能够做到列数无限添加的要求,我们创新的将布局做成了竖向的排列,如下图。但这样,随着高度的增加势必会造成打印纸张的增加,我们也创新的将打印区别出来对待,将打印固定为两列式的布局,较好的做了一个平衡
      • 明细列几乎支持所有预制的控件,包括基础控件与只读控件,当然也支持数据源。这里需要特别说明下比较灵活的公式控件列,它可以将其他明细列里面的数值、金额类型控件做计算,简单来说这列的数据可以根据其他可以计算列的值来计算出来。如下图:明细项的“小计”是根据前面单价与采购数量的乘积换算出来的,这里跟独立的公式控件是一致的,支持任意的计算公式
      • 明细控件自带汇总统计,不需要在外面添加公式控件来额外做统计。凡是明细控件内数值、金额、公式列且具有汇总统计需求的均可以做汇总统计。如上图:最后的“小计求和”值就是所有公式列“小计”的求和值。另外,明细控件的汇总统计值也支持在“表单统计”作为统计值做统计计算
      • 一个表单可以添加多个明细控件
    4. 附件控件。我们将需要上传文件的需求做成了附件控件,这样子表单可以更加灵活的配置,可以满足表单不同种类附件上传的要求。举例来说,您可以将“报销申请”配置有多个附件控件,如交通发票附件,餐饮发票附件等。当然,您可以根据自己企业不同的场景来灵活配置

以上仅是新审批中比较重要的一些环节,如果运用得当可以大大提升企业的审批效率,希望可以帮助到大家,如有疑问可以到客服帮助平台寻求解答,也可以拨打400-021-6464 电话进行咨询

快乐审批,尽在明道!


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