文/明道创始人任向晖

知乎问题:创业公司内部如何高效沟通?

沟通的定语一般不需要用“高效”或是“低效”来形容,尤其是在当今移动互联网工具的武装下。在团队中,只存在该沟通的没沟通,或者该沟通的沟通了两种情况。这就是我们常说的沟通的透明度。

有人说,那么不该沟通的沟通了怎么办?这个疑虑恰恰就是沟通透明度不佳的起源。我们定向进行工作汇报,命令制度从上至下层层转达,在科层组织下逐层反馈问题都是受此成见影响。

所以,创业公司应该如何高效沟通,我觉得首当其冲的当然是趁团队规模还不是很大的时候,养成透明沟通的好习惯。

但这个问题的讨论经常流于概念,我们往往不知道应该怎样具体行动来加强沟通的透明度。我引述了一段我在《高绩效团队的三个秘密》一书中比较关键的一段。如果你想精读,也不妨支持我,从京东购买此书。

怎样打造企业内部的开放沟通文化

管理者们吃了无数沟通不畅的苦,都试图作出改变,但一下子找不到开放的章法,甚至误以为“开放”是“封闭”的反义词,仅仅代表一种管理者的观念。这是大错特错的。开放沟通文化对应了非常明确和具体的沟通行为特征。

Charlene Li是美国一位华裔的咨询专家,她在《Open Leadership》一书中具体说明了企业内部开放沟通的行为特征,读者可以逐个对照一下,看在本企业内有多少相关的行为发生。

1)解释说明(Explaining)

这一点说的是企业目标和计划的沟通有多少是伴随着解释说明的,还是仅限于从上至下的单向沟通。解释说明战略、目标和执行计划能够让全体员工的行为更加对齐,也能够帮助发现目标和计划的问题。

2)日常工作知会(Updating)

日常工作的沟通多大程度上是主动的群体知会,而不是管道式的汇报。成员定期知会自己的工作进度,下一步工作计划和遇到的问题。(参见PPP工作汇报法)

3)自由对话(Conversing)

成员与成员之间到底能否针对工作问题直接对话?不要小看了这一点,考虑跨部门,跨层级的情况,例如一位基层员工是否可以和CEO直接对话工作。为了减少误会,这样的自由对话还应该在透明环境中进行,也就是说要充分知会相关人员。

4)公开发表意见(Open Mic)

不仅是CEO和HR,其他管理者和基层员工能否拿起“话筒”,向全体员工发表公开意见和建议?不仅仅是是否允许,还包括他们是否愿意。

5)内部众包(Crowdsourcing)

当有明确的繁重任务时,有多少情况是员工愿意主动认领任务,而不是依赖指派或者外包。

6)统一信息平台(Platform)

全员是否使用统一的信息平台来沟通和记录内部信息,还是各自随意地使用各种工具和形式?

以上每一项行为特征均可以用来进行内部评分,你可以掂量一下自己的企业在开放透明度方面的得分。

除了Charlene给到的这六项行为指南,我还要特别提醒CEO们,开放透明的文化和创始人CEO的行为密切相关,没有理由是基层员工沟通得热火朝天,CEO面对关键敏感问题就三缄其口。领导的带头是一切的基础。光带头还不够,还要明确地鼓励透明的沟通行为,及时纠正习惯驱动的封闭沟通行为。很快你就能够从开放中受益,因为唯有开放,才能发现问题,唯有发现问题,才能解决问题。

所以,接着回答提问中的一个具体问题“IM群是否有必要”?

首先,紧密协作的团队几乎一定建立了一个QQ群或者微信群。如果没有的话,team leader基本可以换人了。但问题的关键不是是否有IM群,而是是否能够保持以上提到的开放沟通习惯。即使有IM群,也完全可能沟通不及时,重要的问题和进展没有充分知会。越是人数多的IM群,实际的有效沟通比例越低。

从另外一个角度,IM群是内部沟通透明度的双刃剑,一方面,它足够简单,感觉也足够“高效”,另一方面,因为它不分彼此的透明度,让很多成员怯于大量使用,担心不必要地干扰他人。于是乎,IM群的使用针对不同成员效果也不同。所以,即使要用IM群,也要事先做好约定,什么情况下应该共享信息,用什么样的频度和篇幅来知会工作进度。

最后,请抛掉广告嫌疑,看看我最后一个建议,超越IM群,使用 明道 的动态来改进内部沟通。它更加接近社交网络的沟通范式,平衡了透明度和效率之间的潜在矛盾。它唯一的问题就是不如IM符合直觉,感觉牺牲了那么一点点即时性(但是企业里的沟通有多少是需要instant响应的呢?)。反过来说,它带来的好处更加明显,比如下面这个例子:

97e42a7bcfd314b677c07e30b24732b3_b1. 我实际上共享了这个信息在整个研发部,只要大家愿意看。如果我愿意,也可以共享到更多群组甚至全体员工。

2. @bug是内部的小组,专门负责处理bug跟踪,他们被第一时间通知推送了。

3.他们的回复依然全面透明。

4.他们可以一键转换为“任务”,保证这件事情不会“沟通没了”。

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