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文/明道软件weekdone 编译/江新

任何一支团队都应该撰写一份有效的工作进度报告,因为这能让团队在任何一个时间段全面了解团队的表现和进展。如果项目执行效果很好,进度报告就应该起到概览的作用,提出有价值的观点,让团队知道下一步需要集中精力解决哪些问题,哪些地方还能提高效率,最后解决潜在的问题,并指出下一步的方向。

进度报告做得好,团队就更可能在投入少的情况下实现多产出,也能让每个成员专注在重要的任务上,而不是那些紧急的任务(四象限法则)。

然而不要以为撰写进度报告是一件很容易的事,有一些注意事项你必须要清楚。不论你是团队成员还是团队负责人,以下几点你一定要心知肚明:

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进度报告的目的

1 进度报告的目的

没有清晰的目标,就无法撰写进度报告。团队里其他人希望从我这得到什么信息?我应该重点写哪方面的东西?有哪些任务很重要需要让他们知道?对这个人很清楚易懂的内容也许对另外一个人就不那么明显,通常,这需要加强内部沟通,形成及时分享信息的氛围。因此,在撰写进度报告之前,要搞清楚自己的进度报告应该提供什么信息,报告的目的是什么。

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进度报告的结构

2 进度报告的结构

报告的结构和目的同等重要。没有清晰的结构,别人要从报告里提炼出信息就很困难,报告也就没有什么实际价值。另外,报告要让所有人都能很简单地阅读、理解。因此,团队的进度报告应该使用同一个结构。这里我们推荐之前介绍过的PPP汇报法:Progress,Plans,Problems(详情点击阅读曲已终,人未散)。结构清晰的进度汇报模板让报告更加容易撰写、阅读、理解。

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进度报告的频度

3 进度报告的频度

有效的进度报告应该保持一定的频度,甚至最终形成习惯。因此,团队里需要设定上交报告时间截点,每个人都能知道流程,应该什么时候提交报告。比如,频度是一周一次,那么时间截点可以定在周五下班前,很多明道用户都选择这样来结束一周的工作:周五提交报告总结这一周已完成的事项,反思整个工作流程,计划下一周工作。带来的另一个好处是,有效解决“周一迷茫综合征”,因为每一周的工作大致方向在上周就已经定好。

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进度报告的篇幅

4 进度报告的篇幅

工作中的时间都很宝贵,不会有人逐字逐句阅读你的报告。如果报告中的信息不能切中要点,报告的价值就大大降低,同事也就不会去阅读,还有可能他自己也写一篇万字长文。另外,报告篇幅长说明另一个问题:缺乏总结信息提炼要点的能力。因此,确保把主要的成果、计划和困难用尽量少的文字表达出来。永远只提出最重要的部分,把报告的单位价值最大化。

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提交报告的媒介

5 提交报告的媒介
邮件、Google Doc以及word都不是进度报告最理想的呈现形式。为什么呢?很多外企都依靠强大的outlook进行工作,这里不得不说Email的一些缺点,内容无法直观显示、无法实现多人讨论、看不完的回复邮件、沟通的不透明性等等;Google Doc 以及word则缺失团队协作的功能,这是个硬伤。Saas行业提供新的可能性,明道协作平台创造的沟通环境,让办公环境的协作更加简易,团队的其他人可以随时在你的报告下讨论、交换想法。

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进度报告的内容

6 进度报告的内容

PPP汇报法已经提供了非常实用的结构,然而你仍然要注意报告的内容。即使几句话说不清楚你的计划,也不要使用冗长拗口的措辞。在撰写报告的同时,要时刻想到报告的目标读者是整个团队,不要使用专业术语或你个人创造的缩略语,要么就附上注释。用事实和数字来支持报告里的观点。报告越简明易懂说明你的思维越清晰。

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进度报告的阅读权限

7 进度报告的阅读权限

工作进度应该让团队所有人知道。个人工作的进展信息对团队其他人会产生意想不到的帮助。让其他人随时知道你当前工作成果,未来计划,还有你遇到的困难以及挑战。这样,进度报告也能帮助形成一个协作机制,使团队协作更加高效。公开每个人的工作进度,团队会议的产出也能大大增加,展开的讨论也能切中项目的要点,并且还节省了每个人阐述自己工作进度的时间。

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进度报告的反馈

8 进度报告的反馈69%的员工在他们的努力得到认可后会更加卖力工作。所以,别人的报告发出来后,要及时给予有意义的反馈,这会大大增加进度报告带来的价值。工作进度报告应当是一种双向沟通的工具,不仅仅是给团队阅读的,他们也应该给出反馈,提供意见,每个人也应该向团队负责人咨询意见。

工作进度汇报的八要八不要已经讲完,接下来,就期待你在工作中多加运用,不断提高自己和团队的工作效率!


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